Börja här

Tack för att du valt att fakturera med Billecta

Först och främst vill vi tacka dig för att du valt att använda Billecta. På denna sida går vi igenom funktionerna i Billecta, hur de fungerar och framför allt hur vi kan effektivisera din fakturering och bokföring. Har du inte redan ett konto hos Billecta kan du skapa ett kostnadsfritt genom att klicka på knappen nedan

Skapa kostnadsfritt konto

Komma igång

Att komma igång med Billecta är enkelt. Så snart du skapat ditt konto och loggat in i Portalen kan du börja fakturera. Det första du kommer få göra är att ange dina bolagsuppgifter. Dessa uppgifter ligger i grund för din fakturering, men även kravhanteringen vid obetalda fakturor (om du väljer att skicka en faktura till kravhantering). De uppgifter du anger vid första inloggningen är de grundläggande uppgifterna som behövs för att skapa fakturor. Vill du anpassa dina fakturor med logga, hälsningsmeddelande eller på annat sätt så klicka dig vidare till inställningarna. Information om hur du ställer in inställningar hittar du nedan under sektionen Inställningar.

Standardkonfigurationen för din fakturering vid skapandet av ditt konto är att all fakturering sker med Billectas Klientmedelskonto. Det innebär att all fakturering sker med Billectas bankgironummer och pengarna överförs dagligen till ditt konto. Mer information om klientmedel och hur du går över till att fakturera med eget bankgironummer hittar du nedan under sektionen Avstämning

När du gått igenom första stegen i att skapa ditt bolag (hädanefter kallad 'fakturaavsändare') kommer du komma till fakturaöversikten

Inställningar

För att att optimera din fakturering för dig och dina kunder så rekommenderar vi att du går igenom inställningarna för din fakturaavsändare. Klicka på Bolagsinställningar under Inställningar.

Bolagsuppgifter
  • Adress- och Kontaktuppgifter - Under Adress- och Kontaktuppgifter fyller du i adress och kontaktuppgifter. De skrivs bland annat ut på fakturan till din kund, i mail till dina kunder och även i kravhanteringen.
  • Bolagsuppgifter - Här anger du du uppgifter om ditt bolag. Vill du ha din logga på fakturorna kan du ladda upp en bildfil. Vi har stöd för jpeg, png och bmp.
Tjänster
  • Bankgiro för utbetalningar - Har du tjänsten utbetalningar/självfakturor aktiverad ser du formuläret för att ange bankgironummer för var utbetalningar ska ske ifrån. Du kan ange flera bankgironummer och styra varje utbetalning till olika bankgironummer.

    Nytt bankgiro för utbetalning

    Notera att när du lägger upp ett nytt bankgiro för utbetalning måste bankgironumret verifieras av Billecta av säkerhetsskäl. Processen tar max 1 timme och inga utbetalningar kan attesteras förrän bankgironumret godkänts av oss.

  • Swish - Har du aktiverat Swish kan dina kunder betala era fakturor med en Swishbetalning. För att komma igång med Swish måste du ha ett giltigt Swish certifikat för e-handlare. Kontakta din bank och be om tjänsten 'Swish för E-handlare' (OBS! Det är inte samma tjänst som Swish för företag). Fyll i formuläret (kontakta oss för att få uppgifterna för de tekniska delarna i formuläret). Skapa ett certifikat enligt instruktionerna i denna länk och skicka filerna till oss. Vi sätter upp ditt konto åt dig.
  • Autogiro - Fakturaavsändare som fakturerar med eget bankgironummer kan ta emot betalningar via autogiro. För att kunna aktivera autogiro måste du ha ett autogiroavtal på ditt bankgironummer. I fältet 'Autogirokundnummer' anger du kundnumret för autogiroavtalet. Observera att detta inte är samma som kundnumret för bankgironumret.
  • E-faktura - Fakturaavsändare som fakturerar med eget bankgironummer kan även skicka e-faktura till privatpersoner. För att kunna aktivera e-faktura till privatpersoner måste du ha ett e-fakturaavtal på ditt bankgironummer som du fakturerar med. I fältet för FUI anger du FUI-numret som du får från banken. Observera att formatet måste vara exakt så som fältet kräver.
  • Kortbetalningar - Har du aktiverat Kortbetalningar kan dina kunder betala era fakturor med bank-/kreditkort. Aktivera tjänsten och ange IBAN/BIC nummer för var kortbetalningar ska överföras till från kortbolaget.
  • Konton för utlandsfakturering - För att kunna fakturera till utlandet måste valutakonton anges för respektive valuta som ni fakturerar utlandet med. Klicka på 'Lägg till IBAN/BIC för utlandsfakturor' för att aktivera valutan för utlandsfakturering och ange kontouppgifter för vart betalning ska ske till.
Konfiguration

I Konfiguration anger du standardinställningarna för din fakturering, påminnelser och krav. Dessa uppgifter ligger i grund för när du arbetar i portalen och för ifylls i fält för arbetet ska gå snabbare i portalen.

Fakturainställningar
  • Nästa fakturanummer - När du skapar fakturor i Billecta tas nästa fakturanummer från detta fält och värdet stegas upp med 1. Du kan ange text blandad med nummer, ex A1, 2017-1, etc. Den sista hela siffran i fältet stegas upp. Dvs är nästa fakturanummer A1B12 kommer efterföljande fakturanummer bli A1B13. Du kan inte återanvända fakturanummer (enl. bokföringslagen) och styr du över din fakturering från ett annat system bör du ha en separat serie i Billecta eller ange vad nästa fakturanummer skulle bli i föregående system.
  • Betalningsdagar - Ange hur många betaldagar som ska vara förifyllt på fakturan (går ändra på respektive faktura).
  • Administrationsavgift - Ange hur administrationsavgiften/fakturaavgift/aviavgift som ni vill ska vara förifyllt på fakturan (går ändra på respektive faktura).
  • Hälsningsmeddelande - Hälsningsmeddelande visas på alla fakturor längst ner strax över summeringsfälten. Det kan vara information som 'Följ oss på Facebook' eller liknande.
  • Öresavrundning - Öresavrundning av fakturor (på verkar ej krav).
  • Bifoga fakturan i e-postmeddelandet - I fakturor som skickas med e-post kan ni styra att ange om PDF-filen ska bifogas. Rekommendationen är att inte göra det för att tvinga användaren in i Billectas mina sidor. Fördelen med det blir att ni i händelseloggen på varje faktura bättre kan spåra om mottagaren öppnat upp och sett fakturan.
  • Skicka fakturan på post om fakturameddelandet inte lästs på ett bestämt antal dagar - Fakturor som skickas på E-post/SMS återkopplas vid misslyckad leverans. Har kunden inte mottagit e-postbrevet eller SMS:et inom angivet antal dagar kan ni automatiskt styra om fakturan till att levereras per post.
  • A-post/B-post - Ange om fakturor ska skickas med A-post som levereras inom 1-3 arbetsdagar alternativt B-post som levereras inom 2-10 arbetsdagar.
Fakturapåminnelser
  • Skicka automatiska påminnelser - Genom att aktivera automatiska påminnelser kan Billecta automatiskt skicka en påminnelsefaktura när fakturan förfallit och som fortfarande är (helt eller delvis) obetald (går ändra på respektive faktura).
  • Betalningsvillkor för påminnelse i dagar - Ange betalningsvillkoret för påminnelsefakturorna
  • Påminnelseavgift - Ange hur avgiften ni vill addera för att skicka påminnelser.
Kravinställningar
  • Aktivera automatisk kravhantering - Förfallna fakturor som inte betalats kan du genom en inställning per faktura automatisk skicka till kravhantering (går ändra på respektive faktura).
  • Börja kravhantering med - Ange var i kravflödet du vill att dina förfallna fakturor ska börja, påminnelse, inkassokrav eller förseningsavgift (går ändra på respektive faktura).
  • Betalningsvillkor i dagar - Ange betalningsvillkoret för kravpåminnelse och inkassokraven.

Obetalt inkassokrav

Vid eventuellt obetalt inkassokrav frågar vi alltid er om ni vill gå till betalningsföreläggande hos Kronofogden med ärendet innan vi går vidare.

Ansluta (flera) bolag

Billecta har stöd för att under samma profil administrera flera fakturaavsändare. Detta kan vara praktiskt när du har flera bolag som du administrerar som exempelvis för bokföringsbolag. Varje fakturaavsändare är en egen sfär med egna kunder och produkter. Ingen data delas mellan fakturaavsändarna. För att skapa en ny fakturaavsändare klickar du på Profilmenyn och sedan på 'Alla fakturavändare'. Du kommer då till Fakturasändareöversikten. Klicka på 'Ny fakturaavsändare' för att skapa en ny fakturaavsändare. Du kan enbart arbeta med en fakturaavsändare åt gången och byter aktiv fakturaavsändare genom Profilmenyn eller Fakturasändareöversikten.

För partners eller bokföringsbyråer som hanterar fakturaavsändare åt sina kunder kan man bjuda in användare som enbart har tillgång till just den fakturaavsändaren. Hur du gör detta hittar du under Behörigheter.

Bokföring

Billecta har fullt stöd för bokföring med kontakt- och faktureringsmetoden. Ska du använda underlag från Billecta i din bokföring rekommenderas att du går igenom bokföringsinställningarna i Billecta innan du gör ditt första bokföringsutdrag. Billecta har stöd för att bokföra till

  • SIE4
  • Fortnox
  • Visma
  • PE Accounting

På Bokföringsöversikten får möjlighet att skapa bokföringsunderlag för en period. Bokför du i något system som vi har integration med (se Integration) kan du aktivera bokföring i det systemet genom att klicka på . Alternativt exportera SIE4-filer och importera filen i ditt bokföringsprogram.

Klicka på för granska och redigera dina inställningar.

Ställ in ditt räkenskapsår och dina bokföringskonton genom att klicka på Bokföring och sedan på Bokföringsinställningar på Bokföringssidan. Gå igenom samtliga inställningar och konton i bokföringsinställningar. Är du osäker på vad du ska ange för just ditt bolag rekommenderar vi att du tar kontakt med din ekonomiavdelning eller bokföringsbyrå.

SIE4-exporter

SIE4-filer är en standard för export och import av bokföringsdata och stöds av samtliga bokföringssystem. Finns ditt bokföringssystem inte i listan av system som Billecta har en automatisk integration med kan du alltid exportera bokföringsunderlaget från Billecta och importera det i ditt bokföringssystem. För att skapa en SIE-fil klickar du på knappen 'Skapa SIE4-fil'. Följande dialog visas:

Ange från och till datum för underlaget du vill exportera.

Läs nedan punkter innan du genomför exporten (samma som bilden)

  • från- och till-datum måste vara tidigare än dagens datum
  • till-datum inkluderar bokföringshändelser som skapades hela den dagen
  • exporten inkluderar verifikationer som skapats (attesterats) inom valt intervall
  • undvik överlappande period med tidigare exporter

För varje SIE4-fil som skapats har du möjligheten att som en .ZIP-fil få med alla faktura-PDF:er som ligger som underlag för kundfordringarna i den filen. Klicka på 'Spara underlag' på den SIE4-fil du precis genererat.

Notiser

I ditt Notiscenter visas en sammanfattning av de händelser som skett på ditt konto såsom genomförda inbetalningar, eventuella ohanterade betalningar, fakturor som kräver aktiv åtgärd från dig, eventuella systemmeddelanden samt en rapportöversikt med grafer över bland annat din försäljning. När du loggar in i Billecta så kommer du till ditt Notiscenter om det finns händelser att visa. Om du klickat dig vidare och vill komma tillbaka till ditt Notiscenter klickar du på flaggan uppe till höger.

Du kommer också få en daglig Statusrapport från Billecta via e-post. Denna Statusrapport innehåller huvudsakligen samma information som finns i Notiscentret men utan att du behöver logga in på ditt konto i Billecta.

Om du önskar ändra vem som ska få Statusrapporten, samt andra meddelanden från Billecta, så gör du det genom att klicka på 'Inställningar' och sedan 'Notifieringsmottagare' i menyn till vänster.

Register

Följande register finns i Billecta

  • Kundregister
  • Produktregister
  • Kostnadsställen
  • Projekt

Kund- och projektregistren går att exportera och importera. Registren återfinns i navigationsmenyn och aktiveras beroende på behörigheter då inte alla användas i alla funktioner. Syns inte dessa för dig beror det på att de inte används i de funktioner du använder.

Kunder

För att hantera dina kunder klickar du på Kunder. Har ni modulen Självfakturering aktiverat är kundregistret en kombinerad lista av faktura och självfakturakunder, dvs kunder resp. betalningsmottagare. För att skapa din första kund klickar du på 'Ny kund' och fyller i kundkortet med den specifika kundinformationen.

  • Kunduppgifter - I fliken kunduppgifter anger du leverans och kontaktuppgifter. Privatpersonskunder (avläses automatiskt från personnumret) aktiveras möjligheten att ange Bank för e-faktura, likaså aktiveras GLN och Intermediatör (mottagarens e-fakturaaffärssystem). Enbart namnet är obligatoriskt på kunden för att denne ska kunna sparas, men för att kunna använda olika tjänster eller leveranssätt krävs ytterligare information på kunden, ex behövs en e-post för e-postutskick, adress för postleverans, etc. Kontroller av att nödvändig information finns på kundkortet görs vid behov när ex fakturan skapas. Har du behörigheten självfakturor visas fält där du anmger betalningsmottagarens bank/konto uppgifter för utbetalning. När man självfakturerar i Billecta så skapar man i regel leverantörens faktura åt denne. Ett krav i fakturanummer serien när man gör detta är att varje betalningsmottagare/leverantör ska ha en egen självfakturanummer serie. I fältet Nästa fakturanummer anger du den fakturanummerserie du vill använda för just den kunden. Varje betalningsmottagare har en egen (ej unik) fakturanummerserie som stegas upp automatiskt. Detta fält ska inte förknippas med fakturaavsändarens fakturanummerserie.
  • Inställningar - Varje fakturaavsändare i Billecta har en egen konfiguration (se Inställningar) på vad standardinställningen är för nya fakturor. Denna standardinställning går att åsidosätta för varje kund. Genom att 'Aktivera specifika inställningar för kund' kan du just för den kunden ha andra inställningar. Dessa sätts automatiskt när du arbetar i portalen och väljer den kunden.
  • Autogiro - I Autogiro-fliken fyller du i enligt de medgivande du fått från kunden. Vid ett nytt medgivande, ändringar eller borttagande skickar Billecta automatisk informationen vidare till kundens bank för framtida uttag. Aktiverar du ett medgivande på en kund visas automatiskt ett fält för uttag via Autogiro när du skapar en ny faktura.
  • Logg - I fliken Logg ser du alla ändringar på kunden samt vem som genomfört den ändringen.

Produkter

När du fakturerar eller självfakturerar så anger du försäljningen genom att välja en eller flera produkter. Genom att ha ett komplett produktregister effektiviserar du ditt fakturaskapande i portalen samt möjliggör till en detaljerad bokföring. Börja med att ta fram produktregistret och klicka på 'Ny produkt'

Utöver de standardfälten för en produkt kan du även ange bokföringskonton. Dessa ligger som underlag för bokföringen. Bokföringskontot används vid ögonblicket när bokföringsunderlaget skapas. Dvs har produkten ett annat bokföringskonto när fakturan skapades mot när bokföringsunderlaget skapades kommer det senare bokföringskontot användas.

Produkttypen 'Paket' möjliggör att du kan paketera flera produkter på fakturan till en enda fakturarad. Det skulle kunna vara om du exempelvis driver en trafikskola och vill sälja ett paket bestående av körlektioner, teori och uppkörning i ett paket som du kallar 'Paket 1'. Geom att använda div av paket-produkttypen kan du dölja de faktiska produkterna på fakturan (körlektion, teori och uppkörning) och mot kund enbart presentera en försäljning som är Paket 1, men där bokföringsmässigt så delas hela försäljningen upp i 3 försäljningsposter.

Kostnadsställen/Projekt

Kostnadsställen och projekt används för bokföringen och kategorisering av fakturaförsäljning. Se Fakturering för mer information om hur du använder kostnadsställen och projekt i faktureringen.

Fakturering

För att komma igång med din fakturering klickar du på 'Kundfakturor' och sedan 'Översikt' i navigationsmenyn. Här samlas allt som berör dina fakturor, påminnelser, fakturaförsäljningar och krav. De olika stegen en faktura kan ta från att det skapats, attesterats, påminnelser, krav, fakturaförsäljningar och betalda/krediterade är grupperade i respektive steg. Du navigerar dig snabbt mellan stegen genom snabblänkarna överst på sidan. Vill du utföra operationer på flera fakturor samtidigt görs det i denna översikt, vill du ha fler alternativ klickar du in dig på fakturorna.

Skapa faktura

För att kapa din första faktura klickar du på 'Ny faktura' i fakturaöversikten. Du ombeds fylla i ett faktura-förmulär där du anger den försäljning du genomfört och ska fakturera. Flödet är uppsatt så att man pedagogiskt börjar uppifrån, för att snabbt skapa fakturan. Flertalet fält är redan för ifyllda utifrån standardinställningarna på fakturaavsändaren och de fall de är osidosatt med kundspecifika inställningar visas dessa istället

  1. Börja med att välja kunden. Finns inte kunden i registret kan du snabbskapa kunden genom att välja på 'Skapa ny kund' i rullistan. Du kan alltid ändra uppgifterna på en kund genom att klicka på symbolen bredvid kundnamnet. Ändringarna sparas direkt på kundkortet.
  2. Nästa steg är att ange vad du sålt. Välj din(a) produkter i rullistan. Precis som kunder kan du snabbskapa produkter direkt på fakturan. Du kan alltid ändra beskrivningen på försäljningen för just den fakturan. Ändringen påverkar inte produktregistret.
  3. Har du erbjudit din kundrabatt kan du klicka på ' Rabatt' för att per rad ange eventuella rabatter.
  4. Vill du markera fakturan med ytterligare information kan du klicka på ' Märkning'. Under märkning har du möjlighet att ange extra information som visas på fakturan samt kostnadsställe, projekt och period.
  5. Fakturerar du med 'Omvänd moms', 'Rot- & rutavdrag' kan du klicka på dessa för att få upp möjligheter att ange detta.
  6. Vill du ange ett meddelande på AVI:n klickar du på ' Avi-meddelande' och anger din text.
  7. Billecta har stöd för att kunna ange upp till 3 bilagor och försättsblad på fakturorna. Dessa läggs på som extra sidor på fakturan. Klicka på ' Försättsblad/bilaga'. Försättsblad/bilaga
  8. Tar du en administrationsavgift för faktureringen kan du addera det på fakturan genom att klicka på ' Administrationsavgift'
  9. Vidare anger du fakturauppgifterna som fakturadatum, förfallodatum, mm
  10. Vill du ha automatisk påminnelse anger du det när en påminnelsefaktura ska skickas vid eventuell obetald faktura. Du kan alltid göra detta i efterhand om du skulle vilja lämna påminnelsedatumet blankt.
  11. Nästa steg är att ange leverans. Beroende på vilket leveranssätt du anger krävs det att tillräcklig information finns på kundkortet. Saknas det information kommer du efterfrågas efter det vi sparande. Anger du Ingen leverans kommer fakturan inte att levereras till kunden. Detta kan du göra alltid ändra på i efterhand.
  12. Sista steget innan fakturan är redo att sparas är om du vill ha automatisk kravhantering vid förfallen faktura.

När du är klar med faktura kan du klicka på knappen . Den färdiga PDF:en kommer genereras för granskning. Ser allt rätt ut klickar du på . Fakturan sparas som ett utkast redo för attestering.

Attestering av fakturor

När en faktura sparats i Billecta är det initialt alltid ett utkast. Fakturan har inte skrivits till bokföringen eller skickats till kund och så länge den är oattesterad kan du ändra och ta bort fakturan. För att slutföra faktureringen attesterar du fakturan. Det gör du antingen via översikten eller genom att klicka dig in i fakturan och klicka på . Fakturan kommer då flyttas till steget 'Attesterade'. Automatiseringstjänsten i Billecta kommer nu ta över ärendet och se till att avstämning sker samt att påminnelse och krav skickas enligt plan.

Attestering framåt i tiden

Enligt bokföringslagen ska en faktura skrivas till bokföringen på faktureringsdagen, därför kan du inte attestera en faktura som har ett faktureringsdatum i framtiden utan enbart tidigast samma dag som fakturadatumet.

Kreditera faktura

Har du ställt ut en faktura felaktigt kan du alltid skapa en kredit genom att klicka på 'Hantera' på fakturan du vill kreditera och klicka på 'Skapa kreditfaktura'. En identisk om speglad faktura visas. Här kan du skapa en delkredit eller helkredit av fakturan. När kreditfakturan attesteras kommer kundfakturan automatiskt krediteras. Du kan även skapa en fristående kreditfaktura genom att klicka på 'Ny faktura' och skapa en negativ faktura genom att ange negativ kvantitet eller negativt pris. I det fallet kopplas kreditfakturan inte automatiskt till en debetfaktura. Vill du koppla den fristående kreditfakturan till en debetfaktura tar du fram kreditfakturan och klickar på 'Hantera' och sedan på 'Nyttja på faktura'. En lista på fakturor på samma kund presenteras och du kan kvitta fakturorna mot varandra.

Är fakturan och kreditfakturan på olika belopp kommer den återstående beloppet ligga kvar på den fakturan med högsta absoluta belopp.

Påminnelser

Påminnelsehanteringen (ej krav) sker automatiskt så länge du vid fakturaskapandet angett att påminnelse ska skickas vid ett specifikt datum. Har du inte gjort det eller rentav vill skicka en andra påminnelse kan du göra det genom att ta fram fakturan och klicka på 'Hantera'. Klicka sedan på 'Skicka påminnelse'. En faktura som inte förfallit eller skickats till kravhantering är detta alternativ inte tillgängligt. Följande dialog visas

Du kan innan du skickar påminnelsen ange eventuellt påminnelsebelopp och om du vill skicka påminnelsen enligt annat leveranssätt.

Skicka påminnelse till annan adress

Vill du skicka påminnelsen till annan adress än kundfakturans adress kan du genom klicka på bredvid kundnamnet ange en alternativ adress. Denna adress sparas enbart på fakturan och ej på kundkortet.

Bokföring av påminnelseavgifter

Bokföringen av påminnelseavgifter sker enligt kontantmetoden, oavsett bokföringsmetod. Sker betalning av påminnelse sker en bokföring av betalningen på det datumet inbetalningen inkom. Skrivs påminnelseavgifterna bort så sker ingen bokföring alls då fordran aldrig bokförts

Skicka till kravhantering

Kravhantering kan liksom påminnelserna automatiseras. I de fallen denna automatik inte aktiverats vid fakturaskapande kan du med några få klick skicka din faktura till kravhantering. Billecta innehar tillstånd att bedriva inkassoverksamhet och genom att skicka den via Billecta så är inbetalningar och krav sammankopplade i samma system. För att manuellt skicka ett krav öppnar du fakturan och klickar på Hantera och sedan på 'Skicka till kravhantering'. En ny sidan öppnas där ombeds du att granska kravuppgifterna. Ändra eventuella uppgifter och klicka på 'Spara'. Kravet kommer skickas till Billecta för granskning och hantering.

I översikten flyttas fakturan till 'Krav'-steget och du kan alltid följa upp kravet direkt i Billecta. Eventuella kreditering på fakturan/betalningar speglas alltid mot kravet och vice versa. Du kan hantera kravet till viss del. Har du några frågor kring vårt kravflöde är du välkommen att kontakta oss på kundtjanst@billecta.com

Skicka krav till Kronofogden för betalningsföreläggande

Vi skickar aldrig ett krav till Kronofogden för betalningsföreläggande utan att rådgöra detta med er. Dialogen sker automatiskt via e-post och portalen.

Försättsblad/bilaga

Bilagor kan bifogas till den, av Billecta genererade, fakturan och kan bifogas som försättsblad till fakturan eller som bilagor efter fakturan. Bilagan eller försättsbladet måste vara i pdf-format och får inte överstiga 10 MB i storlek.

  1. Klicka på ' Försättsblad/bilaga'.
  2. Ett dialogfönster kommer öppnas och du kan välja en fil att ladda upp från din dator.
  3. Ange om en bilaga ska presenteras som ett försättsblad eller som en bilaga genom att klicka på 'Försättsblad' eller 'Bilaga'. Observera att bilagorna kommer att sorteras och presenteras i samma ordning som dom adderas.
  4. Ta bort bilaga genom att klicka på papperskorgssymbolen.

Klicka på knappen uppe till höger för att se resultatet av fakturan tillsammans med dina bilagor.

När fakturan är sparad kommer eventuella bilagor kunna laddas ner till din dator genom att klicka på filens namn.

Övrig information

Om ett eller flera försättsblad adderas kommer Billecta att infoga samma mottagaruppgifter och avsändaruppgifter som den genererade fakturan har på det första försättsbladet i ordningen.

För att dessa uppgifter ska passa i ett fönsterkuvert är det viktigt att bilagan är i A4-format och följer vår standard där dom rödmarkerade rutorna lämnas tomma för generering av adressuppgifter. Se nedan eller ladda ner som pdf här.

Övrig fakturahantering

Övriga funktioner i Billecta för att hantera din faktura specificeras nedan. Övriga funktioner som inte dokumenterats på denna sida kan du kontakta oss på kundtjanst@billecta.com för mer information kring.

  • Ge kunden ytterligare betaltid - Enligt bokföringslagen kan vi inte flytta på förfallodatumet så snart en faktura attesterats. Vill ni ge kunder ytterligare betaltid tar ni fram fakturan, klickar på 'Hantera' och väljer 'Flytta nästa händelse'. Ange ett nytt datum för betalning senast måste inkomma. Har du inte detta alternativ så sker ingen händelse när fakturan förfaller, då är det upp till er att agera när ni anser att ärendet ska vidare till påminnelse/inkasso.
  • Bestriden faktura - En kund har som regel rätt att bestrida en faktura så länge grundorsaken anses rimlig. Ni markerar en faktura som bestriden genom att klicka på 'Hantera' och sedan 'Ärendet har bestridits'. Behöver ni juridisk hjälp eller råd med hur ni kan gå vidare med en bestriden faktura/krav kan ni kontakta oss på kundtjanst@billecta.com.
  • Skriv bort återstående belopp - Har er kund betalat i stort sett hela skulden förutom några enstaka kronor kan ni skriva bort dessa avgifter genom att klicka på 'Hantera' och sedan på 'Bortskrivning av belopp'. Igen kreditfaktura behöver skapas och bortskrivningen skrivs automatiskt till bokföringen.
  • Generera datum på fakturarader - Med en enkel syntax kan du programmera in datum i beskrivningen på dina fakturarader. Kan med fördel användas på avtalsfakturor för att exempelvis skriva ut dagens datum eller ett framtida datum på den genererade fakturan. Läs mer här (Texten är på engelska)

Självfakturering

Att skapa en självfaktura i Billecta är i regel identiskt som att skapa en faktura. Skillnaden är att du skickar ett betalningsunderlag till kunden för kommande utbetalning.

Skapa självfaktura

För att skapa din första självfaktura klickar du på 'Ny självfaktura' i självfakturaöversikten. Du ombeds fylla i ett fakturaformulär där du anger den försäljning du genomfört och ska fakturera. Flödet är uppsatt så att man pedagogiskt börjar uppifrån, för att snabbt skapa fakturan. Flertalet fält är redan förifyllda utifrån standardinställningarna på fakturaavsändaren och i de fall de är åsidosatt med kundspecifika inställningar visas dessa istället

  1. Börja med att välja betalningsmottagaren. Finns inte mottagaren i registret kan du snabbskapa mottagaren genom att välja på 'Skapa ny betalningsmottagare' i rullistan. Du kan alltid ändra uppgifterna på en mottagare genom att klicka på symbolen bredvid mottagarnamnet. Ändringarna sparas direkt på mottagarkundkortet.
  2. I transaktionsuppgifter anger du från vilket bankgiro du vill genomföra betalningen från. OBS! Ett bankgiro för utbetalning måste av säkerhetsskäl godkännas av Billecta (se Inställningar) innan betalningen. Godkännandet tar i regel mindre än en timme.
  3. Nästa steg är att ange vad du köpt. Välj din(a) produkter i rullistan. Precis som kunder kan du snabbskapa produkter direkt på självfakturan. Du kan alltid ändra beskrivningen på försäljningen för just den självfakturan. Ändringen påverkar inte produktregistret.
  4. Har du erbjudit din kundrabatt kan du klicka på ' Avdrag' för att per rad ange eventuella avdrag.
  5. Vill du ange ett meddelande på AVI:n klickar du på ' Avi-meddelande' och anger din text.
  6. Billecta har stöd för att kunna ange upp 3 bilagor på självfakturorna. Dessa läggs på som extra sidor på självfakturan. Klicka på ' Försättsblad/bilaga'. Försättsblad/bilaga
  7. Vidare anger du fakturauppgifterna som fakturadatum, utbetalningsdatum, mm
  8. Nästa steg är att ange leverans. Beroende på vilket leveranssätt du anger krävs det att tillräcklig information finns på kundkortet. Saknas det information kommer du efterfrågas det vid sparande. Anger du Ingen leverans kommer fakturan inte att levereras till kunden. Detta kan du alltid ändra på i efterhand.

När du är klar med självfaktura kan du klicka på knappen . Den färdiga PDF:en kommer genereras för granskning. Ser allt rätt ut klickar du på . Självfakturan sparas som ett utkast redo för attestering.

Attestering av självfakturor

När en självfaktura sparats i Billecta är det initialt alltid ett utkast. Självfakturan har inte skrivits till bokföringen eller skickats till kund och så länge den är oattesterad kan du ändra och ta bort självfakturan. För att slutföra självfaktureringen attesterar du självfakturan. Det gör du antingen via översikten eller genom att klicka dig in i självfakturan och klicka på . Självfakturan kommer då flyttas till steget 'Attesterade'. Automatiseringtjänsten i Billecta kommer nu ta över ärendet och se till att utbetalnings sker på rätt datum. Du kan alltid avbryta betalningen eller pausa den genom att ta fram självfakturan och klicka på 'Hantera'. Här kan du även flytta datum och ändra belopp.

Brytpunkt för utbetalning

Brytpunkten för att en betalning ska komma med dagens utbetalningsjobb är 18:00 bankdagen innan betalning ska vara mottagaren tillhanda. Sker attestering efter 18:00 kommer betaluppdrag skickas nästkommande bankdag och betalning ligger hos mottagaren 2 bankdagar senare.

Avstämning

I Billecta har vi stöd för fakturering på två vis:

  • Klientmedel
  • Eget bankgiro-/plusgiro/bankkontonummer

Mer information kring de båda faktureringssätten ser du nedan.

Klientmedel

När du fakturerar med klientmedelskonto betyder det att på dina fakturor står det längst ner på AVI:n Billectas bankgironummer och 'Billecta Klientmedel' som betalningsmottagare. All annan information på fakturan som logga och fakturaavsändare är era uppgifter. När kunden betalar fakturan sker betalning till Billectas klientmedelskonto för avstämning och pengarna skickas till er en bankdag senare. Pengarna på klientmedelskontot är skyddade enligt lag och tillhör er.

Fördelarna med att fakturera med klientmedelskonto är:

  • Du kan komma igång med din fakturering omedelbart efter kontot skapats
  • Du behöver inget eget bankgironummer och därmed ingen bankkostnad för det

Nackdelarna är:

  • Längre tid att få pengarna
  • Du kan inte aktivera e-faktura privat eller autogiro
  • Du har ingen kontroll om kunder betalar med fel referens
  • Ditt bankgiro och namn står inte på AVI:n

Standardkonfigurationen när man Billecta ett konto hos Billecta är att fakturering sker med klientmedelskonto. För att byta till att fakturera med eget bankgironummer krävs det några enkla steg i portalen. Logga in i Billecta och klicka dig vidare till bolaginställningarna. Längst ned bredvid dina kontouppgifter finns en knapp 'Fakturerara med eget bankgironummer'. Klicka på knappen och följ instruktionerna

Eget bankgiro

Fakturering med bankgiro sker i motsats till klientmedelsfakturering med ditt eget bankgironummer och namn på AVI:n. Billecta är inte mottagare för dessa och betalningarna sker direkt till ditt konto. En funktion som aktiveras när du fakturerar med eget bankgironummer är hantering av omatchade betalningar. Trots att OCR och fakturanummer är tydligt angivna på fakturan så kan betalningar ske med felaktiga referenser. I de fallen hamnar betalningen under ohanterade betalningar och ni blir meddelade om det i Statusrapporten, information kommer stå i ditt Notiscenter samt betalningen kommer kunna hanteras på betalningssidan, se Hantera betalningar

Standardkonfigurationen när man skapar ett konto hos Billecta är att fakturering sker med klientmedelskonto. För att byta till att fakturera med eget bankgironummer krävs det några enkla steg i portalen. Logga in i Billecta och klicka dig vidare till bolaginställningarna. Längst ned bredvid dina kontouppgifter finns en knapp 'Fakturerara med eget bankgironummer'. Klicka på knappen och följ instruktionerna

Fördelarna med att fakturera med eget bankgironummer är:

  • Du får betalningen direkt på ditt konto utan att det mellanlandar hos 3:e part.
  • Du får möjlighet att aktivera e-faktura privat och autogiro
  • Din kund har relation med ett bolag
  • Vid betalning vid felaktig referens har du total kontroll över betalningarna vid kundsupport

Hantera betalningar

När fakturering sker med eget bankgiro med automatisk avstämning kan det uppstå att kunden betalar fakturan med felaktigt referensnummer. Billectas matchningsprocess söker upp motsvarande faktura på flera datapunkter utöver referensnumret. I vissa fall är inte detta tillräckligt och betalningen kopplas inte till fakturan utan hamnar bland era 'ohanterade betalningar'. Dessa betalningar blir ni meddelade om i Statusrapporten samt information kommer stå i ditt Notiscenter. Pengarna ligger på ert konto, fakturan är fortfarande obetald och en betalninspost visas på sidan 'Betalningar'. Den sidan hittar ni genom att klicka på Kundfakturor och sedan på Betalningar.

Sidan ser ut enligt följande

Ohanterade betalningar tillsammans med information om betalningarna listas på sidan. För att koppla betalningen till en faktura klickar du på och en dialog visas med öppna fakturor. Välj den faktura betalningen ska matchas mot och klicka sedan på . Betalningen kommer tas bort från sidan och fakturan kommer sänkas med motsvarande belopp (och avslutas om full betalning genomförts).

Möjligheten finns också att det inkommer betalningar som inte härrör till en faktura i Billecta. Även dessa betalningar kommer listas nedan. I de fallen kan ni klicka på knappen . Billecta kommer i de fallen ignorera den betalningen och ni måste bokföra den transaktionen på annat sätt i er bokföring.

Distribution

All form av distribution av fakturor e-post, post, sms, e-faktura, etc sker helt automatiskt i Billecta enligt valt leveranssätt. När du skapar fakturan anger du leveranssätt och för vissa av alternativen har möjlighet att byta leveranssätt vid misslyckad leverans. Mer information per leveranssätt läser du om nedan.

Leveranssätt väljs alltid i fältet 'Leverans' enligt bilden nedan. Klicka i det leveranssätt du vill att fakturan/kravet/etc ska skickas med.

E-faktura

Billecta har fullt stöd för att leverera fakturor med e-faktura till företag och till privatpersoner. Fakturan skickas enligt Svefaktura 2.0 och PDF-fakturan bifogas i meddelandet till bank/intermediatör/affärssystem. Vis misslyckad leverans informeras fakturaavsändaren automatiskt via e-post.

Post

Vid leverans av faktura på post sker leveransen på traditionellt sätt. Leveransen tar cirka 1-2 dagar för A-post och 1-7 dagar för B-post. Brytpunkten för att hinna med dagens postutskick till är kl 8:00 för B-post och 10:00 för A-post.

E-post

Fakturor levererade på e-post sker automatiskt 1 timme efter att fakturan attesterats. Ett e-postmeddelande innehållande en länk till mina sidor samt grundläggande information om fakturan presenteras. I de fallen fakturaavsändaren har valt att bifoga PDF:en i e-postmeddelandet bifogas en kopia av fakturan. Om en faktura levererats, lästs och om kunden klickat på länken kan du se i händelseloggen på fakturan. Får Billecta ingen återkoppling på att e-postmeddelandet levererats eller lästs kan ni per faktura aktivera att fakturan automatiskt skickas på post efter ett bestämt antal dagar.

Har ni aktiver Swish eller kort som betalsätt, visas även den information i e-postbrevet.

SMS

Fakturor levererade med SMS sker även de automatiskt 1 timme efter att fakturan attesterats. Ett sms innehållande en länk till mina sidor presenteras i SMS:et. Om ett SMS levererats och om kunden klickat på länken kan du se i händelseloggen på fakturan. Får Billecta ingen återkoppling på att SMS levererats eller lästs kan ni per faktura aktivera att fakturan automatiskt skickas på post efter ett bestämt antal dagar.

Har ni aktiver Swish eller kort som betalsätt, visas även den information i SMS:et.

Integrationer

Billecta har byggt integration ett system för att underlätta din fakturering och bokföring. De integrationer som du kan aktivera från Billecta Portalen listas nedan. Under 'Övriga partners' hittar du ytterligare system där du som användare kan integrera ditt faktureringsflöde med Billecta.

Fortnox

Med Billectas integration till Fortnox kan du

  • Automatiskt synka Billectas kundreskontra och bokföra till Fortnox - Fakturor skapade i Billecta synkas automatiskt över till Fortnox för en spegling av kundreskontran samt bokföring
  • Automatiskt synka Fortnox kundreskontra till Billecta - Fakturor skapade i Fortnox synkas automatiskt över till Billecta för leverans och avstämning
  • Omvandla ordrar i Fortnox till faktura i Billecta - Importera ordrar från Fortnox och skapa en faktura i Billecta på några få steg

Fortnox integrationen kan aktiveras på 2 sätt i Billecta beroende på flödet och ändamålet med integrationen till Fortnox. Instruktioner för att aktivera integrationen läser du mer här

Visma

Använder du Visma för din bokföring kan du aktivera en automatisk bokföring till Visma. Billectas integration till Visma skriver enbart över till bokföringen. Då Vismas system API inte tillåter synkronisering av kundreskontran skrivs enbart verifikationer till Visma. För att aktivera bokföringsintegrationen till Visma

  1. Klickar på Bokföring
  2. Klicka sedan på knappen 'Tillägg'
  3. Aktivera Visma

En ny sida öppnad där du ombeds att logga in i Visma. Klicka på knappen 'Allow' efter du loggat in och du skickas tillbaka till Billecta där du ombeds att stänga den fliken (OBS! Ej webbläsaren!). Följande fält visas upp

Ange från och med synkroniseringen ska ske och ange vilken verifikationsserie som ska användas. Avsluta med att spara ändringarna.

Synkroniseringsintervall

Synkroniseringen mot Visma sker kontinuerligt och har en fördröjning på maximalt 1 minut.

Ändring av datum

Att flytta tillbaka datumet för startdatum för Visma integrationen går inte att flytta tillbaka tidigare än dagens datum.

Val av verifikationsserie

Säkerställ att verifikationsserien du anger existerar i Visma. Gör den inte det kommer integrationen inte att fungera.

Behörigheter

I Billecta kan du som administratör skapa användarkonto till andra i din organisation eller i organisationer du hanterar faktureringen för. Med våra behörighetsnivåer kan du styra vad dina användare ska få tillgång till. Som ett alternativ till att skapa användare till personer i organisationer du administrerar men inte är din egna organisation kan du dela en fakturaavsändare eller bli tilldelad en behörighet till en fakturaavsändare.

Användarkonton

För att administrera dina användare klickar du på Inställningar och sedan på Användare. På denna sida listas alla dina användare där du kan redigera dem eller skapa nya.

För att skapa en ny användare klickar du på 'Ny användare'. Följande dialog visas.

  • Namn - Användarens namn
  • Användarnamn - Ange den e-postadress som användaren ska ha som användarnamn. Finns redan en användare med samma namn kan du ange en '1' i slutet men se till att e-postadressen är giltig.
  • E-post - E-postadress (oftast samma som användarnamnet). Det går ha flera användare med samma e-postadress.
  • Aktiv - Ange om kontot ska vara aktivt.
  • Administratör - Ange om användaren ska vara administratör. En administratör kan tilldela sig och andra användare alla rättigheter och skapa nya/ta bort användare.
  • API-användare - Ange om kontot är ett API konto. För API konton utgår aldrig lösenordet och aktiverar presentation av tekniska id:n i systemet för integrationskunder.
  • Hantera fakturaavsändare - Ange om du vill att användaren ska kunna ändra uppgifter på fakturaavsändaren och även skapa/ta bort fakturaavsändare
  • Dölj systemuppdateringar - När Billecta uppdateras visas en dialogruta vid inloggning med alla nyheter i Billecta. Denna kan stängas av och även återaktiveras i användarprofilen.
  • Lösenordet går aldrig ut - Standardinställningen för alla konton är att lösenordet går ut efter 3 månader och användaren tvingas att ändra det. Klicka i denna kryssruta för att kunna ha permanenta lösenord som aldrig utgår.
  • Modulbehörigheter - Styr användarens tillgång till tjänster på respektive fakturaavsändare.
  • Funktionsbehörigheter - Du kan genom denna del styra behörigheter på respektive fakturaavsändare.
    • Läsa - Bockas denna ur kommer användaren inte se fakturaavsändaren alls och inte känna till dess existens
    • Skriva - Användaren ser fakturavsändaren men kan inte skriva eller ändra något på något data
    • Attestera - Användaren kan attestera fakturor
    • Inbetalningar - Användaren kan hantera och registrera betalningar
    • Sälja - Användaren kan sälja fakturor (kräver att du är firmatecknare och har ett giltigt avtal med ett finansbolag)
    • Godkänna - Användaren kan godkänna betalningar på leverantörsfakturor för bokföring (ej betalattestering)
    • Betala - Användaren kan betala leverantörsfakturor

Bolagsdelningar

Ett alternativ till att skapa konton i din 'domän' och tilldela dem behörigheter är att dela bolag med en användare. Nackdelen med att dela bolag är att du inte har kontroll över användaren. Fördelen är att om en användare redan har ett konto i Billecta kan ni enkelt dela fakturavsändare med varandra utan att behöva skapa nya konton.

För integrationspartner är bolagsdelning även intressant då kunden redan tidigare använt Billecta och anslutit sin organisation till partnersystemet. För att snabbt komma igång i det nya partnersystemet kan kunden dela sin fakturaavsändare med partneranvändaren. Undrar du hur du som partner kan utnyttja denna funktion i ditt system och dina kunder är du välkommen att kontakta oss.

För att dela ett bolag med en annan användare klickar du på Fakturaavsändareöversikten (se profilmenyn i Billecta). På denna sida listas alla dina fakturavsändare och du har till höger på varje fakturaavsändare en knapp 'Dela'. Följande dialog visas när du klickar på 'Dela'

Ange användarnamnet på användaren, eller om användaren inte har ett konto hos Billecta, ange en e-postadress. Har användaren inte ett konto hos Billecta får de en inbjudan från dig och de får automatiskt tillgång till fakturaavsändaren vid skapat konto. Du kan genom att ange vilka behörigheter en tilldelad användare ska ha till din fakturaavsändare. Vill du ta bort läsrättigheten så tar du helt enkelt bort bolagsdelningen.

Mina sidor

I fakturor du skickar till dina kunder medföljer alltid en länk till Billectas 'kundvy' mina sidor. Mina sidor är er kunds portal för att

  • Hantera fakturan
  • Spara fakturan
  • Betala fakturan
  • Kommunicera med fakturaavsändaren

Ett exempel på hur mina sidor ser ut hittar ni på följande länk. OBS! Detta är en testfaktura och inga riktiga data presenteras i detta exempel.

I de fallen kunden väljer att skriva en kommentar kommer ni per e-post bli informerade om kommentaren. För att kommunicera tillbaka, öppnar ni fakturan i Billecta portalen (ej mina sidor) och klickar på 'Kommentera'. Ange ert meddelande, välj 'Meddela kunden' i kommentarstypen och klicka på Spara. Kunden kommer därefter få ett e-postmeddelande med er kommentar under förutsättning att en giltig e-postadress är angiven på kunden.

Betalsätt

En möjlighet för er kund via denna sida är att betala fakturan direkt i mina sidor. Det Billecta för närvarande har stöd för är Swish, Kortbetalning och via Autogiro. Kontakta oss om du har några frågor kring dessa betaltjänster, se mer information under Inställningar. När betalning sker med några av följande alternativ på mina sidor sker avstämningen och bokföringen automatiskt, liksom en bankgirobetalning.